Cómo liquidar expensas

Guía corta para administradores. Va desde la configuración inicial del edificio hasta la expensa enviada, con capturas reales del sistema. Si el edificio ya está cargado, saltá directo a la parte 2: el cierre de cada mes son cuatro pasos.

Manual del administrador · isay.website/manuales

Agosto de 2026

El circuito completo

Todo ocurre dentro del sistema

No hay una planilla al costado para el prorrateo, ni otra para los deudores, ni un tercer lugar donde se registran los pagos. Cada paso deja el dato listo para el siguiente.

Plan de cuentas

Cajas

Unidades

Proveedores

Gastos del mes

Revisar

Liquidar

Enviar y cobrar

Los primeros cuatro pasos se hacen una sola vez, cuando das de alta el edificio. Del quinto en adelante es la rutina de todos los meses.

Antes de arrancar. Todo el módulo contable vive dentro de la comunidad, en el ícono $ del encabezado. No lo confundas con "Mi facturación de ISAY" del menú lateral: eso son las facturas que ISAY te cobra a vos por el servicio, no las expensas del consorcio.

Parte 1 · Preparar el edificio

Se hace una vez y queda

1. Plan de cuentas

Las cuentas son las categorías con las que vas a clasificar cada gasto. No son etiquetas sueltas: cada una tiene un tipo contable, y de eso depende que el estado financiero de la expensa cierre bien.

El plan tiene que incluir sí o sí los tres tipos: Egreso (impuestos, servicios, mantenimiento, honorarios), Activo (caja y banco) y Patrimonio Neto (fondos). Podés importar un plan base y ajustarlo, que es lo más rápido.

Plan de cuentas con el tipo contable de cada cuenta — Cada cuenta con su tipo. Esto es lo que después ordena el detalle por categoría y los subtotales que ve el propietario en la boleta.

2. Cajas

Las cajas son los lugares donde entra y sale la plata. Al crear una elegís el tipo, y hay dos: Caja y Fondo. La cuenta bancaria del consorcio no es un tipo aparte: se carga como una caja más y podés marcarla como banco recaudador, que es la que recibe las cobranzas.

Al menos vas a necesitar una caja operativa — en la mayoría de los consorcios, la cuenta bancaria — y, si corresponde, el fondo de reserva. Están separadas, no es una sola bolsa, y cada una lleva su propio registro de movimientos: el botón se llama Historial en las cajas y Movimientos en los fondos.

Cajas del consorcio: caja principal y fondo de reserva — Cada caja con su saldo, su historial y la posibilidad de adjuntar documentación de respaldo.

3. Unidades

Cargá las unidades con su coeficiente. Se pueden importar desde Excel, que para un edificio entero es mucho más rápido que cargarlas a mano.

Lo más importante de todo el manual. Los coeficientes tienen que sumar 100%. El sistema te muestra el total arriba de la lista, así que verificalo antes de seguir: si suma 99,8% o 100,2%, lo que termina pagando cada unidad no va a coincidir con lo que dice el reglamento de copropiedad, y lo vas a descubrir recién cuando un propietario reclame.

Listado de unidades con el total de coeficientes en 100% — El total de coeficientes arriba de todo, y cada unidad con su porcentaje, su saldo y el acceso directo a la cuenta corriente. Los filtros de deudores, a favor y al día están acá mismo.

4. Proveedores

Cada proveedor se asigna a una cuenta contable, y ese dato es obligatorio: es lo que hace que el gasto caiga en la categoría correcta sin que tengas que pensarlo cada mes.

Ojo con este checkbox. Al crear un proveedor viene tildado "Compartir con todas mis comunidades". Si administrás varios edificios y el proveedor es de uno solo, destildalo: si no, te va a aparecer en todos. Al revés también sirve: dejalo tildado para el contador o la empresa de ascensores que atiende toda tu cartera, y lo cargás una sola vez.

Listado de proveedores con su cuenta contable y saldo — Cada proveedor con su cuenta contable y su saldo. El número en rojo es lo que el consorcio le debe: sale de las facturas cargadas y todavía no pagadas.

El reparto de cada gasto se define acá. Qué porcentaje de cada gasto va a los departamentos, cuál a las cocheras y cuál a los locales sale del servicio que tenga asignado el proveedor. Cómo se arman esos servicios, cómo se usan los coeficientes exclusivos y cuál de los dos modelos de prorrateo te conviene está contado en Proveedores y prorrateo.

Parte 2 · El cierre de cada mes

Cuatro pasos, siempre los mismos

5. Cargar los gastos del período

Entrá al módulo contable, elegí el período y agregá cada gasto con Nuevo concepto. Cada gasto es una tarjeta, y así se ve el mes ya cargado:

Lista de tarjetas de gastos del período — Una tarjeta por gasto, con el proveedor arriba, el tipo de prorrateo, la descripción y el importe. El lápiz de la derecha abre la tarjeta para editarla.

Al abrir una tarjeta completás:

Tipo de prorrateo Gastos Generales es el habitual: se reparte entre todas las unidades según coeficiente. Si el gasto corresponde a un grupo (una torre, las cocheras), elegí el prorrateo de ese grupo.

Descripción, monto y número de factura No reutilices una factura que ya fue incluida en una liquidación anterior. Si el sistema detecta una factura ya usada, marca el gasto con error y la vista previa puede salir en $0 (ver errores comunes al final).

Proveedor Buscalo por nombre. Al asignarlo, el gasto queda imputado a la cuenta contable de ese proveedor y aparece en su cuenta corriente.

Tildá "Incluir" Sin esa tilde el concepto queda cargado pero fuera de la liquidación. Es a propósito: sirve para dejar preparado un gasto que todavía no querés repartir.

Tarjeta de gasto abierta con todos sus campos — La tarjeta abierta. Arriba el tipo de prorrateo; después las marcas de **Incluir**, **Pagado**, **Fondo** y **Extraordinaria**; y abajo descripción, importe, número de factura, fecha y el proveedor asignado.

Un gasto, de principio a finNuevo concepto, los datos, el proveedor

El paso que vas a repetir todos los meses. Al asignar el proveedor, el gasto queda imputado a su cuenta contable y el contador de incluidas sube.

El mes típico es más corto de lo que parece. El sistema te sugiere los conceptos del mes anterior, así que en la práctica revisás, actualizás los importes que cambiaron y confirmás. No cargás todo de nuevo.

6. Revisar antes de liquidar

Arriba de la lista de gastos tenés cuatro contadores: Todas, Incluidas, No incluidas y Con error. Son tu checklist:

Con error tiene que estar en 0. Un solo gasto con error puede dejar toda la liquidación en cero.
Incluidas debe coincidir con la cantidad de gastos que querés repartir este mes.
Si algo quedó en No incluidas a propósito, que sea porque vos lo decidiste.

Después configurá el cierre: el período, los tres vencimientos y el interés. Las opciones de abajo definen qué entra: incluir deudas arrastra lo que cada unidad debe, verificar cajas controla los saldos antes de cerrar, y saldo unidades trae el saldo a favor o en contra de cada una.

Pantalla de cierre: período, vencimientos, interés y opciones — La pantalla de cierre. El botón blanco de la derecha, **Vista previa**, genera la expensa completa sin cerrar nada: usalo siempre antes de liquidar.

Cómo funciona el interés. El porcentaje que cargás es mensual, y el sistema calcula su equivalente diario para aplicarlo hasta cada vencimiento: 3% ÷ 30 días × 7 días = 0,7%. Por eso, con vencimientos cada 7 días, el segundo sale 0,7% más caro que el primero y el tercero 1,4%. No aplica el 3% entero en cada uno.

7. Liquidar

Los tres chequeos de diez segundos. Antes de apretar Liquidar: coeficientes en 100%, contador Con error en 0, y la vista previa abierta al menos una vez. Con eso te ahorrás casi todos los problemas.

Con la vista previa revisada y los contadores en orden, apretá Liquidar. El sistema genera una boleta por unidad, con el prorrateo hecho, los tres vencimientos calculados y el estado financiero del consorcio.

La liquidación nace en estado Sin confirmar: podés revisarla y, si algo salió mal, cancelarla y volver a generarla. Recién cuando la confirmás queda firme.

Liquidación generada para una unidad con sus tres vencimientos — La liquidación de una unidad: el importe a pagar ahora, los tres vencimientos con su interés ya calculado, y los accesos a la expensa, las facturas del período y los recibos.

8. Enviar y cobrar

Generar y enviar son dos pasos distintos. Una vez que la liquidación está lista, la expensa se envía a los propietarios y les queda disponible en la app, con el detalle de gastos por categoría, el estado financiero del consorcio y el detalle de su propia unidad.

Cuando entra un pago, elegís hasta qué vencimiento se cobra y el sistema calcula el importe con el interés que corresponda. La unidad pasa a Pagado, su deuda baja en el mismo momento y ese estado lo ve también el propietario desde su app, sin que le tengas que avisar.

Registrar un cobroHasta qué vencimiento, con el interés calculado

Registro de un cobro y la unidad pasando a Pagado

Al elegir el segundo vencimiento, el sistema muestra cuánto interés agrega antes de que confirmes. La unidad pasa a Pagado en el momento.

De dónde puede venir un pago

No todos los cobros los cargás vos. En el historial de cada unidad, la letra al final de cada movimiento indica cómo se imputó:

M — Manual. Lo registraste vos desde la cuenta corriente de la unidad o desde el botón Cobrar de la liquidación.
R — Banco. Entró por el banco recaudador. Ahí caen los pagos hechos en Rapipago, Pago Fácil o por homebanking, y se imputan solos a la unidad por el código de la boleta.
T — Transferencia. El propietario transfirió al CVU y el pago se imputó automáticamente.

En un edificio con el banco recaudador configurado, la mayoría de las líneas del historial terminan siendo R y T: son las que no requirieron que nadie hiciera nada.

El cierre completo, en movimientoDel período con los gastos cargados hasta las boletas generadas

Recorrido completo de una liquidación en ISAY

Grabado en el sistema, sin cortes: los contadores, el interés, los tres vencimientos, el botón Liquidar, el aviso de cierre y las boletas de cada unidad ya emitidas.

Errores comunes

Los seis que aparecen siempre

Qué ves	Por qué pasa y cómo se resuelve
"Error en la tarjeta" en un gasto	El gasto tiene enganchada una factura que ya se usó en una liquidación anterior. Una factura liquidada no se puede reusar. Entrá al gasto, sacá la factura con la ✕ del chip rojo y cargá un número nuevo. Un gasto con error no entra en el cálculo, y si eso pasa la vista previa puede salir con todas las expensas en $0,00.
La vista previa sale toda en cero	Casi siempre es lo anterior. Revisá el contador "Con error" antes de asumir cualquier otra cosa.
Los importes no cierran con lo esperado	Verificá el total de coeficientes en la pantalla de unidades. Si no da exactamente 100%, el prorrateo se reparte mal.
"La fecha debe ser mayor al día de hoy"	Alguno de los tres vencimientos quedó con una fecha que ya pasó — es lo que suele ocurrir cuando se arrastran los del mes anterior. Poné los tres en fechas futuras y volvé a intentar.
"La fecha de vencimiento sólo pueden ser días hábiles"	Alguno de los vencimientos cae sábado, domingo o feriado. Corrélo al día hábil más cercano. Es una validación a propósito: si el vencimiento cae un domingo, el propietario no tiene dónde pagar.
Un gasto no aparece en la expensa	Le falta la tilde de "Incluir", o quedó asignado a un tipo de prorrateo distinto del que pensabas. Miralo en el contador "No incluidas".

Regla práctica. Antes de apretar Liquidar, tres chequeos de diez segundos: coeficientes en 100%, "Con error" en 0, y la vista previa abierta al menos una vez. Con eso te ahorrás casi todos los problemas.

¿Te quedó una duda? Escribinos y lo vemos con tu edificio en pantalla, que siempre es más rápido que por escrito. El resto de las guías está en isay.website/manuales, y el manual completo de ISAY, con todos los módulos, en isay.website/manual.html.